Beleidsplan 2017-2018

Algemeen: externe ontwikkelingen

Vanuit de landelijke Vereniging van Voedselbanken Nederland wordt in de komende jaren meer aanbod van voedsel verwacht. Niet alleen landelijke toelevering, maar vooral ook regionaal. Dit laatste is wel tot stand gekomen door de contacten die gelegd zijn door de landelijke vereniging. Te denken is hierbij aan contacten met AH, de Jumbo, de Lidl en de Aldi. Hoe dit in de praktijk voor onze voedselbank gaat uitpakken is nog niet goed te overzien. Wordt ons klantenbestand groter nu de normbedragen omhoog gaan en kunnen we dan nog blijven werken zonder wachtlijst?
Wat vragen alle komende veranderingen van ons vrijwilligersbestand? Meer aanbod van voedsel, misschien meer klanten, moeten we dan ook kijken naar verruiming van onze openingstijden? Allemaal vragen die ons de komende jaren bezig zullen houden. Misschien is zelfbediening ook een mogelijkheid. Dat geeft onze klant meer vrijheid, maar het vraagt een totaal andere organisatie.

Deze vragen spelen op de achtergrond terwijl we ons de komende jaren meer concreet willen richten op de hieronder genoemde zaken. Daarbij is een onderscheid naar urgentie aangebracht: bepaalde onderwerpen zijn doorgeschoven naar 2018. Overigens is dit beleidsplan een document, waarin zowel de onderwerpen kunnen veranderen (verdwijnen terwijl nieuwe opdoemen) als de mate van urgentie.

2017

  • Arbo
  • Communicatie
  • Externe contacten
  • Logistiek
  • Organogram
  • Personeel/vrijwilligers

2017/2018 – Fondsenwerving

  • Dit gebeurt alleen wanneer we bepaalde projecten willen/moeten realiseren.

2017 – Arbo

  • We zullen ons gaan bezinnen op de Arbo-wetgeving die weliswaar op vrijwilligers niet van toepassing is, maar wel leerzaam. Voldoen de arbeidsomstandigheden van onze vrijwilligers aan de normen die in het bedrijfsleven voor werknemers gelden? Wij kijken of er al voedselbanken zijn die werken met Arborichtlijnen, zodat wij het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden.

2017 – Communicatie

  • We hebben een website die bijgehouden wordt door een vrijwilliger, maar op Facebook en andere sociale media zijn we nog niet actief. We gaan gericht op zoek naar mensen die dit voor ons kunnen opzetten.

2017 – Externe contacten

  • Gemeente Zutphen: het realiseren van een permanente, goede laad- en losmogelijkheid voor onze toelevering 7 dagen per week voor één en op vrijdag voor een tweede parkeerplaats voor onze deur.
  • Ons samenwerkingsconvenant met de gemeente is aan vervanging toe. We proberen dit in 2017 te realiseren.

2017 – Logistiek

  • Meer aanbod op verschillende dagen vraagt meer flexibiliteit van de chauffeurs en in het gebruik van onze auto’s. Hebben wij voldoende parkeermogelijkheden voor onze auto en aanhanger(s) in Zutphen?
  • Inventarisatie van mensen en materiaal als voorbereiding op het inzamelen van voedsel op meer adressen en andere tijdstippen dan tot 2017 daarna zo nodig van laad- en loscapaciteit.
  • We onderzoeken mogelijkheden van huur of koop van een nieuwe bus.
  • Er wordt gekeken naar het aantal chauffeurs dat we hebben en wat dan een gewenst aantal is, want de gemiddelde leeftijd van onze chauffeurs ligt hoog en dat kan betekenen dat er ook meer uitval is.
  • Bij meer voedselaanbod zal er een ander rooster gemaakt moeten worden en moeten meer auto’s ingezet worden. Misschien ook auto’s van de chauffeurs zelf.
  • Onze chauffeurs zijn minimaal in het bezit van een rijbewijs BE. Dat hoeft niet per se te gelden voor de bijrijders die we zoeken.

2017 – Organogram

  • Er wordt steeds meer van onze organisatie gevraagd. We gaan de taken van de bestuursleden opnieuw bekijken. Waar nodig wordt het organogram aangevuld. We blijven uitkijken naar aanvulling voor het bestuur en vervanging voor volgens het rooster aftredende bestuursleden.

2017 – Personeel / vrijwilligers

  • Wij zijn kwetsbaar gezien de leeftijd van onze vrijwilligers. We hebben zeer gemotiveerde vrijwilligers die er altijd zijn, maar wanneer deze mensen uitvallen is het van belang dat hun werkzaamheden overgenomen kunnen worden. Dat geldt voor alle vrijwilligers in onze hele organisatie.
  • We willen alle werkzaamheden van onze huidige vrijwilligers in kaart brengen en kijken naar hun vaardigheden en functies. Ook mobiliteit staat op de agenda: wil men binnen de organisatie een andere functie en is hiervoor een vacature ?
  • Wat ook een besluit vergt: gaan we een bewijs van goed gedrag vragen aan onze vrijwilligers?

2018 – Logistiek

  • Met de gemeente Brummen hebben we nog geen contact. Zodra wij het samenwerkingsconvenant met Zutphen hebben afgerond, is ons streven om ook met Brummen en Lochem goede afspraken te maken.

2018 – Huisvesting

  • Wij hebben een centrale plek in Zutphen, maar voor de aanvoer en het parkeren van onze vrijwilligers en klanten is het lastig bereikbaar. Een wensenlijst voor andere huisvesting moet klaar zijn op het moment dat we daadwerkelijk moeten gaan uitzien naar andere huisvesting. Naast inventariseren hoeveel ruimte we nodig hebben en hoeveel investeringen nodig zijn om aan alle – voor nieuwe huisvesting ook extra – eisen is het maken van een begroting hiervoor van belang. (We hebben inmiddels een nieuwe plek gevonden op de Hermesweg 17a te Zutphen).

2018 – Intake klanten

  • De intake wordt verder gedigitaliseerd. Het proces van aanmelding en inschrijving tot en met uitschrijving als klant wordt onder de loep genomen. We leggen de nadruk op klantvriendelijkheid.

2018 – Materialen

  • Inventariseren koel- en vriesopslag en overige materialen: wanneer vervanging nodig?
  • Opslagruimte herinrichten?
  • Hoe geven we een nieuwe bestemming aan overtollige / niet gebruikte inventaris?

Zutphen, maart 2017