Beleidsplan 2020 – 2021 - Voedselbank Zutphen

Beleidsplan 2020 – 2021

Algemeen: externe ontwikkelingen

De laatste maanden van 2019 kregen we regionaal minder voedsel aangeleverd. Dit is een landelijke trend. Een van de oorzaken zou kunnen zijn dat supermarkten hun producten kort voor de tht-periode goedkoper aanbieden. Ook “Too good to go” kan van invloed zijn. We blijven de vinger aan de pols houden en moeten misschien op zoek naar meer leveranciers. Op regionaal niveau zijn we in gesprek over goede verdeling van de aangeboden producten. Via de “app” weten we elkaar te vinden.

Ons klantenbestand is gegroeid naar meer dan 220 huishoudens. Dat wijten we aan de verruiming van het normbedrag. Wij proberen aandacht te besteden aan het werven van klanten via de diverse wijkteams en de gemeenten.
Veel mensen die wel in aanmerking komen voor een pakket vragen dit toch niet aan. Veelal uit schaamte. Vanuit de landelijke vereniging wordt aan dit aspect veel aandacht besteed. Via het project “Onder de radar” wisselen we hierover nieuws uit.

Landelijk is de trend om te gaan werken met het supermarktmodel. Dit vraagt meer medewerkers bij de uitdeling en het is de vraag of het voor onze schaalgrootte geschikt is. Dat vraagt onderzoek.

Dit beleidsplan is een document waarin de onderwerpen kunnen veranderen (verdwijnen terwijl er nieuwe bij komen).

AVG en Intake klanten

De intake wordt verder gedigitaliseerd. Het proces is onder de loep genomen. De nieuwe privacyregels zijn van aanmelding en inschrijving tot en met uitschrijving als klant zorgvuldig bekeken. Privacy vormt een belangrijk onderdeel in het hele intakeproces. We blijven vooral de nadruk leggen op klantvriendelijkheid. Zo starten we in 2020 met het apart ontvangen en rondleiden van nieuwe klanten. Ook zetten we in op betere voorlichting via onze website.

Fondsenwerving

Dit gebeurt alleen wanneer we bepaalde projecten willen/moeten realiseren.
Onze huidige financiële situatie is gezond. Mochten er grote sponsors uitvallen, dan kunnen we 1 tot 1,5 jaar overbruggen. Dat biedt voldoende tijd om nieuwe sponsors te zoeken.

Organogram

Er wordt steeds meer van onze organisatie gevraagd. Ons bestuur bestaat inmiddels uit zeven personen. We gaan de taken van de bestuursleden opnieuw bekijken. Waar nodig wordt het organogram aangevuld. We blijven uitkijken naar vervanging voor volgens het rooster aftredende bestuursleden.

Communicatie

We hebben een nieuwe website die bijgehouden kan worden door meer dan één vrijwilliger. Ook op facebook zijn we te vinden. Met een nieuwe vrijwilliger voor de PR hopen we onszelf nog beter te laten zien in de Zutphense samenleving.

In de nieuw in te richten wachtruimte voor de klanten gaan we een beeldscherm plaatsen waar we informatie voor onze klanten kunnen laten zien.
Vanaf 2019 komen met regelmaat partners van Verbindkracht op de vrijdag bij ons om onze klanten te wijzen op wat zij hen te bieden hebben. Deze organisaties kunnen dit aankondigen op het scherm.

Vrijwilligers

Wij zijn, ook weer gezien de leeftijd van onze vrijwilligers, kwetsbaar. We hebben zeer gemotiveerde vrijwilligers die er altijd zijn, maar wanneer deze mensen uitvallen is het van belang dat hun werkzaamheden overgenomen kunnen worden. Dat geldt voor alle vrijwilligers in onze hele organisatie.
Nieuwe chauffeurs worden bijgeschoold.

Wat ook een besluit vergt: gaan we een bewijs van goed gedrag vragen aan onze vrijwilligers? Hiervoor kijken we ook naar besluitvorming in de landelijke vereniging. zoals het in november 2019 vastgestelde integriteitsbeleid inclusief gedragscode. De Nederlandse Vereniging van Voedselbanken werkt aan het kosteloos aanvragen van een bewijs van goed gedrag voor onze vrijwilligersorganisatie.

Contact met gemeenten

Het samenwerkingscontract met gemeente Zutphen is in 2018 vernieuwd. Met de gemeente Brummen moeten we nog werken aan structureel contact. Ook met de gemeente Lochem werken we hier aan. Uiteraard streven we naar een goed contact met de nieuwe eigenaar van onze gehuurde uitdeellocatie in Lochem.

ARBO / RIE

We hebben een werkbaar document opgesteld over de arbeidsomstandigheden en de voorwaarden om onze vrijwilligers verantwoord te laten werken. Regelmatig checken we dit op werkbaarheid en navolging

Klantenwerving

Via de diverse wijkteams, de gemeenten en de bewindvoerders proberen we meer mensen te bereiken. Dit vraagt regelmatig contact met alle instanties, want de ervaring leert dat door wisseling van personeel de contacten met onze voedselbank verwateren. We onderzoeken de mogelijkheid om ook huisartsen mensen door te laten sturen naar ons.
De Nederlandse Vereniging van Voedselbanken doet aanbevelingen hoe mensen te bereiken die, zoals zij dat noemen, onder de radar blijven. Wij bekijken wat we uit deze voorstellen kunnen gebruiken in Zutphen.

Huisvesting

We zitten nu bijna 2 jaar naar volle tevredenheid aan de Hermesweg. De ruimte is heel plezierig. We hebben de hele hal voorzien van LED-verlichting en dat levert een behoorlijke besparing op in de energiekosten. We voldoen hiermee tevens aan de eis dat we geen glazen beschermkappen op de TL-buizen hebben boven onze kratten, want de nu gebruikte beschermkappen zijn van kunststof. In 2020 willen we de wachtruimte voor de klanten aanpassen.

In december 2019 werden we onaangenaam verrast doordat we per direct het pand niet meer mochten gebruiken. Gelukkig konden we 24 uur later – zij het vanuit een andere locatie – toch onze pakketten uitgeven. Er is een noodvoorziening aangebracht waardoor we een week later weer aan het werk konden in ons pand.

Dit vraagt in 2020 nog wel één en ander van ons: Waar kunnen we terecht? Hoe lang duurt het voordat men de problemen definitief heeft opgelost? We kunnen onze ontvangstruimte pas opnieuw inrichten wanneer dit klaar is.

Zutphen, januari 2020